ビジネス 英語

ビジネスにおける英文でのｅメールを送信する事は日常茶飯事になってきています。
 
仕事におけるｅメールは、電話の代わりに相手に自分の意思、用件を伝える伝達手段として多様に使用されています。
 
送信先の相手がｅメールをななめ読みしたとしても、注意を引きつけて目立つ様に工夫するのです。
 
 

ビジネスにおけるｅメール送信について、より簡潔に、印象的に送付する事は、沢山来るメールを確認しなければいけない相手にも、用件はしっかり伝えたい自分にとって必要な事です。
色々な工夫がありますが、ひとつの例としてご参照下さい。

相手により文章を強調したい場合、大文字を使用する事があります。

又、極めつけの強調になるのが「大文字＋エクスクラメーションマーク（！）」です。
ビジネスにおいて使用すると言う事は、もう送信先とは取引きも話もしたくない！位の覚悟が必要です。

ビジネスｅメールを送信する場合、日本では親近感を抱かせる絵文字を使用する事も控えましょう。
相手によっては嫌悪感を抱く場合もあります。

英語はグローバルスタンダード、国際的に共通の言語であり、ビジネスにおいては英語力は必須スキルとなっています。

しかし企業や業種、職務内容によって、必ずしも取引先や相手が英語圏の方だとは限りませんよね。

不特定多数の相手とでも取引を成功させる必要がありますので、世界万国どこでも通用するビジネスレターの基本的な知識を一緒に考えていきましょう。

国際的な共通スタイルをマスターすれば問題なくビジネスレターの作成が可能になるでしょう。
 
ビジネスレターは３つの基本原則と言えます。

日本でも当たり前と思いますが、以上の３つを守れば英語に限らず世界万国で通用するのです。

英語や他国語だからといって緊張せずに、日本語でレターを構成する場合を想定しながら雛型を作成してみると良いでしょう。

英語のビジネスレターの記述として注意するべき事は
基本原則にもある「丁寧な言葉使い」です。
難しいとは思いますが英語にも当然丁寧な言い回しや表現、敬語が存在します。

英会話での話す言葉と文書を書く言葉にも大きな違いがありますので、例文などでよく調べて間違いのない様にしたいです。

また、英語のビジネスレターで日本と違う所は、率直な表現を心がける様にすることです。
遠まわしな言い方が美化される文化ではないので的確に、具体的にはっきり表現しましょう。

グローバル化がどんどん進む中、ビジネスシーンにおいても海外との取引きや交渉が当たり前になってきています。

もしあなたの会社のあなたの電話に英語での電話が掛かって来たらどう対応すれば良いでしょうか？
 
ビジネスにおける電話の一般的な受け答えを日頃から準備し覚えておいて、整理して引出しに入れておくだけでも効果があると思います。
 
相手先にも失礼が無い様に、望む事ならしっかり受け答えができて好印象を与えられると良いですね。
 

１．あいさつをします。
「もしもし」Hello.
「おはようございます」Good morning.
「こんにちは」Good afternoon.

２．会社名を名乗ります。
「××会社です」This is ×× company.

３．「お名前を伺って宜しいでしょうか」May I ask who is calling ?

４．用件を承る。
「ご用件を承ります」How can I help you ?

５．関係部署へ繋ぐ。
「どの部署にお繋ぎ致しましょうか」What department, please ?

６．「誰にお繋ぎ致しましょうか」Whom would you like to speak to ?

７．「少々お待ち下さい」Hold on, please.

英文での「E-mail」は、始めて作成される方にとってはどう記入したら良いか全く分かりませんね。
 
基本的には全文書を左寄せで入力して下さい。

■記入項目

１．宛先：メールアドレス
２．件名：用件がすぐに判断できる様に工夫します。
３．受取人名：フォーマルでは会社住所も記入します。
４．頭語：日本語の「拝啓」にあたります。：Dear Mr.(Ms)〜
５．前文：簡単な挨拶を記入します。
６．本文：簡潔に、用件だけ記入しましょう。
７．末文：補足する事があれば記入し、お礼なども書きます。
８．結語：日本語の「敬具」にあたります。：Sincerely,
９．差出人名：署名、フォーマルでは会社住所も記入します。

では、定型となる記入項目について少し触れましょう。

■頭語

頭語については末尾に:(コロン)を使用します。
相手先の名前や担当者名が分かっていれば、下記を使用します。

Dear Mr.(Ms.)〜:

名前まで分からない場合は、

Dear Sir or Madam:

「関係者各位」は、下記の様に記入します。
To All Persons Concerned:

■結語

結語の末尾は,(カンマ)を使用します。

Sincerely,

慣れるまで少々難しいと思いますが、例文や他の人が送ったメール等を参考にして愚直に調べていけば段々慣れてくると思います。

ビジネスシーンにおける会議や、ＴＶ会議などで英会話が必要な場面は多くなりました。
 

英語では議題の事を「agenda」と言い、議長を「chairman」進行役を「master」と言います。

それでは一般的な会議の入り方を確認していきましょう。
 

■会議をはじめる

みなさんこんにちは、会議に入りましょうか。

Good afternoon everyone.
（みなさんこんにちは）
I think we should make a start.
（会議に入りましょうか）

■会議のテーマを伝える

集まって頂いたのは、・・・を議論する為です。

We are here to discuss the （production plan）
（皆さんに集まって頂いたのは生産計画を議論する為です）

■議題に入る

A comment about this plan is there?
（この計画について意見はございませんか）

So let's first item on the agenda to business.
（それでは最初の議題に入りましょう）

上記は一般的な例ですが、会議をされる相手によっても言葉の言い方は変わってきます。

ビジネスにおいてメールや文書を英語で書く事も最近は多いです。
 
案外日本語での文書作成も要点だけおさえた物でなく、つらつらと余分な事を書いているかも知れません。
 
では英語での文書構成について考えていきましょう。
 

１．レターヘッド「Letterhead」

提出先や取引先の会社名、住所、電話、メールアドレスなど、又、自分の同内容を記入します。

２．日付「Date」

きちんと英文での表記をします。
アメリカと英国、ヨーロッパでは表記方法が異なるので注意します。

３．宛名「Inside Address」

提出先の相手の名前を記入します。

４．頭語「Salutation」

Dear××で始めますが、フルネームで書かない様にします。

５．件名「Subject」

すぐ用件が分かる様に簡潔に記入します。

６．本文「Body」

７．結び「Complimentary Close」

Sincerely,と記入します。

８．署名「Signature」

ご自分の名前を記入します。

基本の構成はこの様になっていますが、日本語と同じで重要なのは簡潔な件名、文書なので良く考えて記述します。

ビジネス英語で文書を書くのは、慣れた人でなければなかなかうまく出来ません。

文書の書き方や構成は日本語と同じ様に英文の場合も雛型があります。
形式とコツさえつかんでしまえば、どんな文書でもそれほど困らずに応用できると思います。

ひと言でビジネス文書と言っても、企業間のコミュニケーション手段であり、商談や交渉と言った重要な行為なのですから、しっかりした文書を送付したいですね。
ビジネス文書を作成するポイントを紹介したいと思います。

日本での文書と同じ様に最低限書かなければならない事があります。

宛先（会社名も含む）に始まり、日時、送付先名を記入したら、本文に入るのですが、件名、頭語、主文、結語と構成されます。
更に付け加えたい内容があれば副文や添付文書などを添えます。

上記の事は文書を記入する前に知っておくべき構成になるのですが、その中でも特に重要なのは主文をどう書くかと言う事でしょう。

主文を記述する上でのポイントを考えてみましょう。

構成はごくシンプルに、１文書、１用件、１枚としましょう。
件名も出来るだけ趣旨を簡潔に、短く、正確にします。
そしてだらだらと記入せず、結論から記入する様心がけます。
６Ｗ２Ｈを基本に、好印象を与えられる様に敬語を正しく使用し、最後には必ず見直しをして下さい。

簡単そうに思えますが案外難しいですよ。

現在もそうですが、今後はもっと、ビジネスにおいて英会話、英語力のスキルが必須条件となって来ると思います。
 
企業によってはＴＯＥＩＣの点数が昇格の条件や、就職の条件になっている場合も多くなってきました。

ビジネスと英語の関連について一緒に考えてみましょう。

まず、会社の昇格、昇進においてＴＯＥＩＣの点数が条件になってはいませんか？

又、普段はほとんど使わない英語も、時にはメールや電話などで使用しなければならなくなった場合、焦らず、落ち着いて対応できるでしょうか？

海外とのＴＶ会議なんて事はありませんか？

そうです、この様にビジネス社会において、英語力はまさに根強くキーポイントとして関連しているのです。

まだまだ遅くはありませんのでこの機会にご自分の目標設定をして英語力を身につけてはどうでしょうか？

世の中はグローバルが常識となっています。
 
双方の理解している内容が異なったり、分からなかったりする事で、イライラしてしまったり、何度も聞きなおしたりしてしまい、ギクシャクした雰囲気になることもありますが、その様な場合では良いコミュニケーションはできませんね。
 
ビジネスシーンにおいての会議やミーティングの場合、日本人より時間を大切にしている習慣がありますので、多くはすぐ本題に移ることになります。
 
意識したいのは、会議やミーティングにおいておかれている立場、分担や責任を冒頭に良く説明しておく事です。

ビジネス英語における「つづり」については、インターネットやソフトの進化によって案外楽に記入出来る様になっています。
 
又、近年はどのワープロソフトにも「スペルチェッカー」と「グラマーチェッカー」が機能として織り込まれていますし、精度も向上していますので、英文だけれなく各国の言語について分かり易くなっています。
 
ステップとしては、まずワープロソフトでｅメールのメッセージを作成します。
 
正確な文章がワープロソフトで作成出来たら、アウトルック・エクスプレスやメールソフトを起動させて、作成した文章をコピー、貼り付けすれば良いのです。
 
和英辞書や翻訳ソフトを使用しながらこのステップで記述していけば相手先に用件はきちんと伝わるでしょう。